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庆典礼仪知识——签约的礼仪
2012-08-15

    
    经过长期洽谈之后,南方某市的一家公司终于同美国的一家跨国公司谈妥了一笔大生意。双方在达成合约之后,决定正式为此而举行一次签字仪式。
    因为当时双方的洽谈在我国举行,故此签字仪式便由中方负责。在仪式正式举行的那一天,让中方出乎意料的是,美方差点要在正式签字之前 “ 临场变卦 ” 。
    原来,中方的工作人员在签字桌上摆放中美两国国旗时,误以中国的传统作法 “ 以左为上 ” 代替了目前所通行的国际惯例 “ 以右为上 ” ,将中方国旗摆到了签字桌的右侧,而将美方国旗摆到了签字桌的左侧。结果让美方人员恼火不已,他们甚至因此而拒绝进入签字厅。这场风波经过调解虽然平息了,但它却给了人们一个教训:在商务交往中,对于签约的礼仪不可不知。
    签约,即合同的签署。它在商务交往中,被视为一项标志着有关各方的相互关系取得了更大的进展,以及为消除彼此之间的误会或抵触而达成了一致性见解的重大的成果。因此,它极受商界人士的重视。
    在商务交往的实践中,尽 管 君子协定、口头承诺、 “ 说话算数 ” ,在一定程度上有着作用,但是更有效的取信于人、让交往对象心安理得的,则是 “ 口说无凭,立此为据 ” 的文字性合同。
    商务合同,是指有关各方之间在进行某种商务合作时,为了确定各自的权利和义务,而正式依法订立的、并且经过公证的、必须共同遵守的条文。在许多情况下,合同又被叫作合约。而在另外一些时候,人们所说的合约则是指条文比较简单的合同。在商务往来中,带有先决条件的合同,如等待律师审查、有待正式签字、 - 需要落实许可证的合同,被叫做准合同。严格地说,准合同是合同的前身,也是最终达成合同的一个步骤。
    
    根据仪式礼仪的规定:对签署合同这一类称得上有关各方的关系发展史上 “ 里程碑 ” 式的重大事件,应当严格地依照规范,来讲究礼仪,应用礼仪。为郑重起见,在具体签署合同之际,往往会依例举行一系列的程式化的活动,此即所谓签约的仪式。在具体操作时,它又分为草拟阶段与签署阶段等两大部分。
    在现实生活中,商界人士所接触到的商务合同的种类繁多。常见的就有购销合同、借贷合同、租赁合同、协作合同、加工合同、基建合同、仓保合同、保险合同、货运合同、责任合同,等等。以下,先来介绍一下合同的草拟的正规作法。
      
      在草拟合同时,除了在格式上要标准、规范之外,同时还必须注意遵守法律、符合常识、顾及对手等四个方面的关键问题。
    首先,草拟合同必须遵守法律。在商务交往中,所有正式的合同都具有法律约束力。它一旦订立,任何一方都不可擅自变更或解除。因此,商务人员必须熟悉国家的有关法律与法规,以便充分地运用法律来维护自身的正当权益。
       其次,草拟合同必须符合惯例。在草拟合同时,必须优先遵守法律、法规,尤其是必须优先遵守我国的法律、法规。遇上有关法律、法规尚未规定的,则可采用举世公认的国际惯例。
    所谓商务交往中的国际惯例,是指那些为国际社会所普遍接受的、约定俗成的常规作法。例如,在商务交往中政治与经济应当分开,不允许借商务往来之便干涉他国的内部事务,或是伺机影响他方的内政。
        一般而言,国际惯例是维系商务交往正常化的一大基石,所以商界人士在草拟合同时,是应当以它来协调自己的行动的。对此不甚了了而贸然行事,必定会吃大亏。
    再次,草拟合同必须合乎常识。在草拟合同时,商届人士有必要使合同的一切条款合乎常识,坚决不要犯常识性错误。
    商界人士在草拟合同时应当具备的常识,是指与其业务有关的专业技术方面的基础知识,他们包括商品知识、金融知识、运输知识、保险知识和商业知识,等等。
    商品知识,其实是一个整体性的概念。它包括产品的生产过程和管理,以及产品本身的一切知识。金融知识,是指与货币的发行、流通、回笼有关的一切知识,具体来说,它主要是指货币、汇率、信贷等知识。运输知识,包括运输具体方式的选择、运输中商品形态的具体要求、运输的特殊条件以及运输的责任方等等知识,它们与仓储一样,都必须考虑的。商业知识,是指与商品流通各环节有关的知识,它对合同的草拟也有一定的帮助。
     最后,草拟合同必须顾及对手。正式合同的一大特征,是由关各方面必须协商一致,把自己的意志强加于他方,强迫他人与自己订立 “ 城下之盟 ” ,那么合同即使勉强签署,事后亦必不断地发生纠纷,那样对有关各方都不会有好处。
  
    在进行与合同有关的谈判时,在具体条款上,商务人员不仅要讲原则性,也要讲灵活性。在坚持根本利益的前提下,灵活地变通,适当地让步,比 “ 君子一言,驷马难追 ” , “ 闭着眼睛走到黑 ” ,恐怕获利只会多,而不会少。
    通常,合同的成立生效,需要履行一定的手续。依照我国的有关法律规定:当事人就合同条款的书面形式达成协议,并且签字,即为合同成立。假如通过信件、电报、传真、电传达成了协议,一方当事人要求签订确认书的,则签订确认书时,放为合同成立。
    
    仪式礼仪规定,为了使有关各方重视合同、遵守合同,在签署合同时,应举行郑重其事的签字仪式。此即所谓签约。
    在商务交往中,人们在签署合同之前,通常会竭力作好以下几个步骤的准备工作。
    第一,要布置好签字厅。签字厅有常设专用的,也有临时以会议厅、会客厅来代替的。布置它的总原则,是要庄重、整洁、清静。
     按照仪式礼仪的规范,签字桌应当横放于室内。在其后,可摆放适量的座椅。签署双边性合同时,可放置两张座椅,供签字人就座。签署多边合同时,可以仅放一张座椅,供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。签字人在就座时,一般应当面对正门。在签字桌上,循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等等签字时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方面的国旗。插放国旗时,在其位置与顺序上,必须按照礼宾序列而行。例如,签署双边性涉外商务合同时,有关各方面的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。
    第二,要安排好签字时的座次。在正式签署合同时,各方代表对于礼遇均非常在意,因而商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题,应当认真对待。
    签字时各方代表的座次,是由主方代为先期排定的。合乎礼遇的作法是:在签署双边性合同时,应请客方签字人在签字桌右侧就座,主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人,应分别站立于各自一方签字人的外侧,以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员,可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低,一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行,站立于己方签字人的身后。当一行站不完时,可以按照以上顺序并遵照 “ 前高后低 ” 的惯例,排成两行、三行或四行。原则上,双方随员人数,应大体上相近。
     第三,要预备好待签的合同文本。依照商界的习惯,在正式签署合同之前,应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。
    举行签字仪式,是一桩严肃而庄重的大事,因此不能将 “ 了犹未了 ” 的 “ 半成品 ” 交付其使用;或是临近签字时,有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时,就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的,不再进行任何更改的标准文本。
    负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方,应会同有关各方一道指定专人 共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规,应为在合同上正式签字的有关各方,均提供一份待签的合同文本。必要时,还可再向各方提供一份副本。
            在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一类的礼仪性服装。
    签字仪式时签署合同的高潮,它的时间不长,但程序规范、庄重而热烈。签字仪式的正式程序一共分为四项,它们分别是:
    其一,是签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅,在既定的位次上各就各位。
    其二,是签字人正式签署合同文本。通常的作法,是首先签署己方保存的合同文本,在接着签署他方保存的合同文本。
    商务礼仪规定:每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时,按惯例应当名列首位。因此,每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本,然后再交由他方签字人签字。这一作法,在礼仪上称为 “ 轮换制 ” 。它的含义,使在位次排列上,轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方平等。
    其三,是签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时,各方签字人应热烈握手,互致祝贺,并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔,以志纪念。全场人员应鼓掌,表示祝贺。
    其四,是共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后,有关人员,尤其是签字人当场干上一杯香槟酒,是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。
    在一般情况下,商务合同在正式签署后,应提交有关方面进行公证,此后才正式生效。
    应该说明的是:签字仪式不一定非搞不可,尽管它可以制造声势,增添影响。但是,对于签字本身却是必须郑重对待,不可草草收场的。商界人士对此必须切切注意。 
 

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